别再让传统档案员管档案了，他们做不出价值
作者: 代国辉
发布时间: 2025/07/03
【传统档案员在数字化转型中的困境】
当今数字化转型的大潮中，传统档案员正面临严峻挑战。在工作理念上，不少档案从业者仍停留在“收集-保存-查阅”的旧模式，对档案数据的潜在价值认识不足，导致档案工作难以融入业务创造价值。例如，有研究指出，目前许多单位的档案数据及服务“未能嵌入具体应用场景，未能成为全面的业务支持数据，更没有形成档案驱动业务的管理理念”。这种观念滞后使档案部门被视为后台支撑，而非前台价值创造者。在技能结构上，传统档案岗位往往以文史管理见长，缺乏信息技术和数据治理方面的专长，难以应对海量电子文件和多样化的数据格式处理。此外，业务模式局限于被动保管和提供利用，缺少对数据的深层分析利用。官方规划也明确指出当前档案工作存在观念障碍、制度缺陷、技术瓶颈和人才短板，数字化转型和智能升级的要求下这些问题尤为突出。例如《中国档案事业发展“十四五”规划》强调，档案工作环境与对象正在发生巨大变化，如果不及时转变理念、提高数字治理能力，传统模式将难以为继。总之，传统档案员正处于本领恐慌的困境：技能结构与数字时代需求脱节、对档案数据价值认识不足，加之业务模式陈旧，导致档案工作难以适应组织对信息资源价值创造的更高期望。
【现代档案管理案例：职能超越“收存查”】
现代档案管理在国内外均出现了突破传统职能的典型案例，表明档案工作正从单纯保管走向赋能业务的新阶段。
政府数字档案馆方面： 政府机构正大力建设数字档案馆，以实现档案的在线管理与服务。例如，中国许多中央企业集团近年通过了数字档案馆建设试点验收，如2025年5月中国长江三峡集团有限公司、中国工商银行、中国兵器工业集团等相继建成企业集团数字档案馆，实现了档案资源的全面数字化管理。这些案例表明国内档案工作已从纸质转向电子，超越了以往人工存取的模式。又如美国联邦政府颁布了M-19-21号指令，要求各联邦机构在2022年底前实现全面电子化归档，永久档案必须以数字格式创建、管理并附带元数据。该指令还规定2022年后国家档案馆不再接收纸质档案移交，迫使各机构关闭实体档案库房、将档案管理完全转变为数字环境。这一举措充分体现了政府档案管理职能的转型——不再仅仅是库房式保管，而是融入电子政务，实现高效的数字信息治理。
企业智能档案系统方面： 许多领先企业也在构建智能化的档案管理系统，以释放档案数据的价值。例如，某全球企业的人力资源档案数字化项目引入了自动分类与信息提取的解决方案，利用AI技术对员工档案进行扫描、识别和元数据提取。在这一案例中，系统可自动对人事档案的不同类型文件进行分类、信息提取和校验，帮助企业节省了约60%的人工成本，并将处理时间缩短86%～94%。这一数字化革新使档案部门从繁琐的手工整理中解脱出来，为企业提供了更快速准确的档案服务。同时，智能档案系统还能通过数据加密、权限控制提高安全性，有效避免数据泄露等风险。国外的信息管理服务商也观察到类似趋势：据ARMA与Forrester的联合调查，采用云端或SaaS模式的电子记录管理应用已从2015年的19%上升到2019年的32%，越来越多组织将档案管理迁移到云端以获得更高效益。另外，一些智能档案解决方案开始利用人工智能挖掘档案数据中的知识。例如国内某智慧档案库房应用了对话式AI引擎DeepSeek，可以对海量历史档案进行关联分析，自动生成数据洞察报告。通过解析多年基建档案数据，系统输出了“雨季施工事故趋势图”，为工程管理提供决策支持；甚至还能模拟专家逻辑，分析“某类档案利用率与组织绩效的相关性”等复杂问题。可见，在现代案例中，档案管理早已超越了传统的“收存查”职能，正向着实时检索、高效利用和价值创造的方向迈进。
【新型档案管理岗位需要的能力】
数字时代催生了全新的档案管理岗位角色，对从业者提出了更高的能力要求。新型档案管理人员不仅要精通传统的档案法规和管理技能，更需掌握跨学科的知识和工具：
数据治理与数据管理能力：档案管理者必须具备数据治理思维，参与组织高层次的数据管理活动。研究指出，档案部门应当有效利用数据治理的机制、方法和工具，积极参与数据管理工作，尤其关注建立多主体协同的数据治理格局。这意味着档案人员需要了解数据治理框架和政策，懂得统筹协调与IT、业务等部门共同管理数据。国际数据管理协会DAMA制定的《DAMA数据管理知识体系》（DAMA-DMBOK2R）也表明，现代信息管理涵盖广泛的知识领域，包括数据架构、数据建模与设计、数据存储与运营、数据安全、数据集成与互操作、文档与内容管理、主数据管理、数据仓库与商业智能、元数据管理、数据质量以及数据治理等11个方面。档案人员需要对这些领域有所涉猎，才能在组织的数据治理中发挥作用。
信息建模与系统思维：面对海量电子文件和多源异构的数据，档案管理者需要具备信息建模和架构设计能力，能够参与或主导电子档案系统的规划。研究建议基层档案部门应以机构内容管理为职责定位，档案行业应成为内容管理系统研发和实施的支撑力量。因此，新型档案岗位要求人员具备系统思维，理解数据库、内容管理系统的运作原理，能够将档案业务需求转化为信息系统功能。换言之，档案员要能看懂数据模型，会与程序员协作设计元数据方案，确保档案系统兼具长期保存与高效利用的功能。
数字技术与AI工具应用：掌握现代信息技术是新时期档案人员的基本功。首先是各类数字化工具的应用能力，如OCR文字识别、全文检索、电子签名验证、区块链存证等，以管理电子文件的生命周期。更先进的还包括对人工智能和大数据分析工具的运用。例如运用机器学习模型自动对文件分类、摘要提取，利用自然语言处理实现智能检索和问答等。目前仅有18%的档案/记录管理专业人士参与了其组织的AI或机器学习项目，但这一比例正在上升，预示着AI技能将成为档案岗位的新标配。能够熟练使用数据分析软件，从档案利用情况中挖掘模式和洞见，也将使档案人员更有价值。
跨领域沟通与协作能力：档案工作正融入更广泛的信息治理生态，岗位角色日趋复合化。档案管理者需要与IT部门、法律合规部门、业务部门密切协作，共同制定信息管理策略。据调查，约32%的受访者将缺乏跨部门协同视为信息治理的一大挑战。因此，新型档案员应具备良好的沟通能力和项目管理技能，能够担当组织的信息资源“翻译官”，在不同职能团队之间协调需求、对齐标准、推动变革。只有具备协同合作的软实力，档案人员才能融入企业数据治理团队，在数据资产管理中发挥桥梁作用。
综上，新时代的档案管理岗位需要打造“复合型”人才：既懂档案专业，又通晓数据治理和信息技术，兼具系统思维和沟通协调本领。只有不断学习DAMA等行业知识体系，提升自身数字素养，传统档案员才能转型为符合数字时代需求的新型信息管理专家。
【组织预期的变化与岗位角色差距】
随着数字化战略深入推进，组织对档案工作的预期正在发生重大变化，这也凸显了传统档案员与数字档案/数据资产管理岗位之间的差距。
首先，从组织定位看，档案部门正从幕后走向台前，被寄予支撑业务和决策的厚望。以往档案工作更多被视为履行合规要求的一项行政职能，优先级不高。据ARMA国际的观察，“档案与信息管理（RIM）对组织成功至关重要，却很少成为组织的首要任务”。然而在大数据时代，数据已成为关键生产要素，档案作为重要信息资源，被期待在业务中发挥价值创造作用。《“十四五”档案事业规划》提出要“充分实现档案对国家和社会的价值”，强调档案工作对各项事业的基础支撑作用日益突出。组织希望档案部门能提供知识服务，从历史数据中提炼经验教训，支持科学决策；希望档案信息能方便地被业务系统调用，融入日常工作流程，而不仅是被动等待查阅。
其次，在管理架构上，不少机构新设了数据管理部门或首席数据官（CDO）团队，专司数据资源统筹。这使传统档案部门的职能边界变得模糊，甚至出现与数据部门职责交叉的情况。一项调研梳理了我国省级档案部门与大数据管理部门的现状，发现国家层面对两者的管理对象定义不清、各地职能交叉重叠、政务信息资源管理职责划分不明，缺乏协商协调机制。简单来说，档案部门和数据部门在管理电子文件、数据资产方面可能各管一摊，彼此之间缺少协同。这种职能重叠与鸿沟反映出传统档案岗位与新兴数据治理岗位之间的角色错位：档案部门人员往往局限于管理“记录”（Records），而数据部门人员着眼于管理“数据资产”。组织期待二者能够衔接融合，形成统一的信息治理体系。例如，有专家建议明确档案部门在国家大数据战略中的定位，建立电子档案治理协作机制，使档案部门真正融入数据治理的顶层设计。这要求传统档案员必须拓展视野，从关注纸本文书、静态保管，转变为参与数据全生命周期管理、动态赋能业务。
第三，在工作方式和服务模式上，组织希望档案工作更加主动、高效、智能。传统档案员主要被动响应借阅申请，难以满足数字时代实时、远程的利用需求。现在各级档案馆都在加强线上服务，推进档案查询利用“一网通办”。管理层期望档案人员能运用信息化手段，将档案服务延伸到业务前端和基层一线。例如，一些单位要求档案管理嵌入业务流程，当业务系统完成一项事务后，相关文件自动归档，档案员需在过程中提供指导监督。这种转变对传统档案员形成落差：他们需要从习惯的后台走出来，适应前台在线服务和过程控制的角色。同时，随着AI、大数据在档案中的应用，组织预期档案人员能驾驭智能技术，实现档案的智能检索、分析预警等新功能。现实情况是，许多传统档案员尚缺乏这方面的技能储备，导致岗位胜任力与组织期待存在差距。
总体而言，组织对档案工作的要求正在由“保管合规”升级为“赋能价值”，传统档案岗位若不及时转型，将无法填补这一差距。正如有业内人士指出的，未来档案管理必须从成本中心转变为价值中心，只有充分挖掘档案数据的价值，档案部门才能在组织中获得战略地位。这对传统档案员既是压力也是动力，促使他们尽快补齐数字技能短板，扮演好数据时代信息管家的新角色。
【行业调研数据与权威报告支撑】
为了更直观地认识传统档案岗位价值转型的紧迫性，我们可以参考一些行业调研数据和权威报告的洞察：
档案数字化转型的迫切性：根据《中国档案事业“十四五”规划》，我国正在加快档案资源的数字化转型，提出了明确的量化目标：中央和国家机关传统载体档案数字化率要达到80%，中央企业总部达到90%，全国市地级以上国家档案馆要全部具备接收电子档案的能力。这些目标反映出国家层面对档案数字化的高度重视和紧迫要求，传统档案员必须迅速提升电子档案管理技能以匹配这一区域性的建设指标。
组织信息治理成熟度现状：ARMA国际的调查报告揭示了许多组织在信息治理实践中仍存在不足之处。例如，有超过43%的受访专业人士表示其信息治理项目在保持一致性方面存在缺失。新冠疫情催生的远程办公、不断涌现的新型电子记录形式，使很多机构难以让档案/信息管理跟上步伐。这一数据说明，推进档案工作转型不仅是某些单位的个别问题，而是行业普遍挑战。档案人员需要在流程标准化、政策执行等方面发挥更积极作用，以提升整体成熟度。
档案与IT融合趋势：Forrester和ARMA的一项联合调研显示，数字技术正在快速融入档案管理领域。2019年已有32%的组织采用云端或SaaS的电子记录管理平台，高于2015年的19%，另有32%的组织计划在2020年使用云端平台。然而，只有不到六成（59%）的档案管理专业人员参与了公司IT战略规划。这表明虽然技术应用在增长，但档案人员深度介入信息化建设的比例还有待提高。传统档案员需要更加积极地主动参与企业数字化项目，确保档案需求融入IT方案，否则可能被边缘化。
数据治理专业机构的指引：国际上已有成熟框架供档案行业借鉴。比如DAMA国际发布的《DAMA数据管理知识体系指南》（DAMA-DMBOK2R），为数据治理和管理提供了系统指南；ARMA国际则倡导“信息治理”（Information Governance）的理念，提出了八大原则（如责任、透明、完整性等）以及信息治理成熟度模型（IGIM）等工具。这些指南和标准强调组织需要将档案/记录管理与更广泛的数据治理、安全合规相结合，从战略高度规划信息资产管理。中国档案学会等也在积极推动相关研究与标准制定，如支持《数据治理规范》国家标准解读、发布《数据管理中的文件档案与内容管理白皮书》等，为档案部门融入数据治理提供理论支持。
综合这些数据和报告可以看出：档案行业的转型升级已是大势所趋且刻不容缓。无论是政府层面的政策驱动，还是行业协会的专业倡议，都在释放同一个信号——传统档案工作者亟需走出舒适圈，拥抱数字化、数据化的全新战场。在事实和数据面前，我们更加清醒地认识到，如果继续让不思变革的传统档案员守着档案库房，档案工作将难以产生新的价值；只有顺应趋势、提升能力，才能让档案工作在信息时代焕发新的生机。
【建设性的转型建议】
面对上述挑战和差距，档案管理从业者和组织应当立即行动，推动传统岗位的价值转型。以下是一些具有建设性的引导性建议：
1. 更新观念，强化价值意识：档案人员首先要转变思想观念，从“守摊保本”转向“主动创价值”。应树立“大数据思维”，认识到档案不只是存史凭证，更是数据资产。建议档案部门定期向单位管理层展示档案利用的成果和价值案例，例如档案如何支持了某项决策、节省了成本或降低了风险，以此提升全员对档案工作的重视程度。在内部营造“档案赋能业务”的文化，激励档案人员主动发掘利用档案资源服务现实需求。
2. 加强学习，提升数字技能：传统档案员要有紧迫的学习意识，系统补足数字化技能短板。应制定个人数字技能提升计划，学习内容可包括：电子文件管理标准、数据库和XML等数据结构知识、数据分析基础、常用信息系统应用，以及人工智能基础知识等。鼓励从业者参加DAMA组织的培训和认证项目，例如参加CDGA（数据治理工程师）、CDGP（数据治理专家）考试等，以获得专业认可。提到的数据管理十一大知识领域可作为学习指引。通过持续教育，档案人员应逐步具备数据治理、信息系统、AI工具等方面的实操能力。
3. 跨界合作，融入业务与IT团队：建议组织层面打破档案部门的孤岛状态，建立跨部门协作机制。档案人员应主动走进业务一线，了解各业务条线对信息和档案的痛点需求，提供针对性的档案信息服务。例如，定期与法律合规部门沟通，确保保管政策符合法规；与IT部门共同参与新系统的设计，提前考虑档案归档功能。可以在组织内部组建“信息治理委员会”或“数据治理协作组”，让档案主管参与其中，与IT、数据、法律等负责人共同制定信息政策。这样既可提高档案工作的能见度，又能学习他部门的经验。在项目实践中，档案人员要积极担当“信息管家”角色，充当业务与技术之间的桥梁。
4. 推进流程再造和智能化应用：针对档案利用效率不高的问题，建议对现有档案管理流程进行再造，融入数字化技术，实现提质增效。例如，引入电子签章和工作流，实现在线归档审批；部署OCR批量识别和自动分类软件，加速纸质存量数字化处理；为高频查档场景开发自助查询终端或线上服务大厅。对于规模较大的档案机构，可以探索引入人工智能辅助，如智能问答系统帮助用户快速检索档案信息、机器学习模型对照片/音视频档案进行内容标注等。这些智能应用能够极大降低人工工作量，同时提升服务响应速度。档案部门应当勇于尝试新技术，与科技公司、高校开展合作试点，在实践中积累经验。一旦形成成熟方案，要及时推广，实现档案工作从“人工密集”向“技术密集”的转变。
5. 完善激励机制和岗位设置：组织层面应重视档案岗位的转型需求，通过机制保障和激励促进人员能力提升和角色转变。一方面，可以在档案岗位增设“数字档案管理师”、“数据管理专员”等新职级，明确其职责侧重于数据治理、信息系统运营等，并给予相应的晋升通道，吸引档案人员向新型岗位发展。另一方面，建立激励机制，对在档案信息化、档案开发利用方面做出突出贡献的员工给予表彰奖励。例如，对于成功实施档案数据分析项目、为单位创造直接效益的档案人员，可评选年度优秀，并在职称评定中加分。这种正向激励将促使档案从业者主动钻研新技术、主动创新服务。在招聘新人时，要更新岗位要求，重点考察应聘者的信息技术背景和学习潜力，为档案队伍注入新鲜血液。
6. 领导支持与战略融入：最后也是最关键的，组织高层应给予档案转型充分的支持，将其纳入整体数字化战略。建议单位领导为档案数字化和智能化升级提供必要的资源投入，如专项经费、IT支持、人力配置等。同时，将档案工作目标与组织绩效挂钩，例如把档案数据利用率、数字档案覆盖率等指标纳入管理考核，以推动各部门协同配合档案转型。规划要求档案工作融入业务全流程，这需要管理层面发出明确信号，赋予档案部门参与业务流程设计和信息治理的权限。高层的重视和推动，能够扫清传统观念障碍，为档案岗位转型创造良好的环境。当档案战略被纳入数字政府、数字企业建设的版图，档案人员才能在更高平台上发挥作用。
综上所述，“别再让传统的档案员管档案了，他们做不出价值”这句话既是警醒也是号召。档案行业唯有直面自身存在的不足，抓紧锻造新本领、开辟新职能，才能突破价值瓶颈。通过转变理念、强化技能、跨界融合和技术赋能，昔日的传统档案员完全可以蜕变为数字时代的档案数据治理官，在维护历史的同时创造现实价值。让档案工作从安静的角落走向舞台中央，为组织的创新发展提供源源不断的知识动力，这正是档案岗位价值转型的应有之义，也是档案人肩负的时代使命。只有这样，档案才能真正“活”起来，传统档案员才能在新的舞台上大放异彩，为档案事业赢得更光明的未来。